Personvernerklæring for Lillesand folkebibliotek
Denne personvernerklæringen forteller om hvordan Lillesand folkebibliotek samler inn og bruker personopplysninger. Vårt elektroniske fagsystem som håndterer personopplysninger kalles Cicero, og det leveres av Systematic Group.
Denne personvernerklæringen følger bestemmelsene i lov om behandling av personopplysninger som trådte i kraft 20.07.2018.
Ansvar
Lillesand kommune, ved kommunedirektøren, er behandlingsansvarlig og er dermed ansvarlig for at all behandling av personopplysninger i Lillesand kommune er i henhold til lov og forskrift.
Det daglige behandlingsansvaret er delegert til leder for Lillesand folkebibliotek.
Databehandlere for Lillesand folkebibliotek er for det første Systematic Group, som leverer systemet Cicero, og for det andre Nasjonalbiblioteket, som drifter det nasjonale låneregisteret og bibliotekkortet.
Formål med behandling av dine personopplysninger
Personopplysningene behandles (samles inn og oppbevares) for at Lillesand folkebibliotek skal kunne administrere utlån av bøker og annet materiale til våre lånere. Det betyr at hvis du ønsker bibliotekkort hos oss så er det nødvendig at vi behandler en del av dine personopplysninger for å oppfylle avtalen.
Vi behandler kun de personopplysninger som er nødvendig.
e-postadresser kan benyttes til å sende ut invitasjoner til brukerundersøkelser med henblikk på å samle inn informasjon om bruk av bibliotekets tilbud. Nødvendig informasjon om behandling av opplysninger i selve undersøkelsen vil bli gitt i invitasjonen.
Bibliotekene er også pålagt å samle inn statistikk over bruken av biblioteket. Denne statistikken kan ikke identifiseres på personnivå og avleveres til Nasjonalbiblioteket.
Disse bestemmelsene finnes i personvernforordningens artikkel 6.
Personopplysninger som samles inn
Cicero lagrer følgende personopplysninger om bibliotekenes lånere:
- Navn
- Adresse (evt. midlertidig adresse)
- Fødselsdato
- Kjønn
- Telefonnumre
- E-postadresser
- Lånergruppe (barn, voksen osv.)
- Foretrukket språk
- Lånenummer (strekkode på bibliotekkortet)
- PIN/passord
- Hjemmebibliotek
- Om bibliotekkortet er tilknyttet ordningen om Nasjonalt bibliotekkort (Frivillig)
- Fødselsnummer (dersom bibliotekkortet er tilknyttet ordningen om Nasjonalt bibliotekkort og låneren dermed aksepterer det)
- Informasjon om foresatte for barn under 18
- Opplysning om evt. sperring for lån, samt årsak til sperringen og dato for sperringen
- Melding til låneren
- Aktive lån
- Opplysning om evt. utestående (gebyrer og erstatninger)
- Historiske lån inntil 14 dager etter innlevering, lenger ved individuell avtale med låneren
- Utlånsmeldinger (utsendte purringer, erstatningsbrev, reserveringsbrev)
- Aktive reserveringer
- Aktive fjernlånsbestillinger
- Om låneren har inngått avtale om adgang til selvbetjent bibliotek.
Utveksling av personopplysninger
I Norge utveksles adresseopplysninger og enkelte andre personopplysninger med Nasjonalt lånerregister, en database som gjør det mulig og effektivt å benytte samme lånekort i mange forskjellige bibliotek i Norge. Det utveksles bare opplysninger om lånere som har gitt særskilt samtykke til å være registrert i Nasjonalt lånerregister. Det utveksles ikke opplysninger om lån, reserveringer, gjeld, svartelistinger og andre forhold mellom låner og det enkelte bibliotek.
Nasjonalbiblioteket og biblioteksystemleverandørene i Norge står bak Nasjonalt lånerregister, og det foreligger selvstendig databehandleravtale med Nasjonalbiblioteket.
Innsyn og sletting av personopplysninger
Du kan kreve innsyn i personopplysningene som lagres om deg, og du kan også kreve opplysningene rettet eller slettet innen en måned. Vær oppmerksom på at sletting kan få betydning for din bruk av nasjonalt bibliotekkort på andre bibliotek eller nettbaserte bibliotektilbud.
Menyvalget Mine lån gir innsyn til nesten all informasjon biblioteksystemet har lagret om deg. Ta kontakt med Lillesand folkebibliotek dersom du ønsker utvidet innsyn i personopplysninger eller ønsker sletting av personopplysninger.
Opplysninger om databehandler
Systematic Group er databehandler for bibliotek i Norge, Danmark og Sverige. Ta kontakt med Lillesand folkebibliotek dersom du har spørsmål om lagring av personopplysninger.
Systematic Group er ansvarlig for utvikling og drift av biblioteksystemet Cicero. Underdatabehandlere er IT Relation A/S, Systematic Development Center S.R.L, Biblioteksentralen SA og Cherwell Software GmbH. Spørsmål om utvikling og drift av systemet kan rettes til cicero@systematic.com.